Zapisywanie wydatków i przychodów krok po kroku

Witem serdecznie, w ostatnim wpisie mówiłem jak ważne jest zapisywanie wydatków podczas prowadzenia budżetu domowego. Obiecałem przy tym, że kolejna notka będzie dotyczyć porównania najlepszych aplikacji na telefon, służących do bieżącego kontrolowania finansów. Zgodnie z obietnicą przeprowadziłem przegląd programów z najlepszą oceną użytkowników i doszedłem do wniosku, że niespecjalnie się one od siebie różnią. Owszem, znajdziemy aplikacje, które pozwalają jedynie na zapisywanie wydatków i przychodów oraz ich analizę. Znajdziemy również wersje bardziej rozbudowane, z opcją prowadzenia kilku rachunków w różnych walutach, wzbogacone o kolorowe wykresy itp. Najciekawsze funkcje są zazwyczaj ekstra płatne, a mnie chodzi o to, żebyście zaczęli oszczędzać, zamiast wydawać kolejne pieniądze 🙂

Różnice między dostępnymi programami są tak małe, że ciężko byłoby mi wybrać z nich najlepszy. Dochodzę zatem do wniosku, że nieważne w którym z nich będziemy prowadzić zapisywanie wydatków i przychodów, ważne żeby w ogóle to robić. Natomiast wybór oprogramowania to sprawa indywidualna, każdy powinien znaleźć coś co pasuje do jego potrzeb. Wybór dla androida jest ogromny, niestety nie wiem jak to wygląda w przypadku iPhone’ów. Sam używam prostego programu dla jednego rachunku, bez zbędnych wykresów i innych fajerwerków:

Program prowadzący zapisywanie wydatków.

W wyborze oprogramowania do zapisywania wydatków i wpływów, najważniejsza jest nasza wygoda i przystosowanie programu do naszych potrzeb.


Spis treści

Artykuł jest dość długi, zawiera około 2000 słów. Jeśli nie chce Ci się czytać całości skorzystaj ze spisu treści i przejdź do interesującego Cię punktu 😉

Zapisywanie wydatków krok po kroku

Kategoryzacja wydatków

Kategoryzacja przychodów

Kilka słów ode mnie na koniec

 


Zapisywanie wydatków krok po kroku

Regularne zapisywanie wydatków to bardzo prosta i przyjemna czynność, zajmująca zaledwie kilka minut w ciągu dnia, a pozwalająca uzyskać pełną kontrolę i przejrzystość w budżecie domowym. Prawidłowo prowadzony spis jest czymś w rodzaju dziennika pokładowego, z którego wprawne oko jest w stanie wyczytać wiele cennych informacji.

Pierwszą czynnością, którą należy zacząć wdrażać w życie, jest zbieranie wszystkich paragonów za dokonane płatności kartą i gotówką. Mam tu na myśli dosłownie wszystkie wydatki, od najprostszych zakupów w spożywczaku, przez wizytę u lekarza specjalisty, po naprawę samochodu w warsztacie mechanicznym. Dobrym nawykiem jest odkładanie ich w jedno miejsce w domu, najlepiej na widoku, tak żeby o nich nie zapomnieć.

Powyższa zasada dotyczy również przychodów. Powinno się zapisywać otrzymane wynagrodzenie, zapłaty za różnego rodzaju przysługi, które niekiedy wykonujemy po godzinach czy też premie w pracy. W zasadzie jakiekolwiek pieniądze trafiające ekstra do budżetu, należy traktować jako przychód, ponieważ powiększają saldo finansów.

Dobrym nawykiem jest codziennie wieczorem poświęcić kilka minut na rozliczenie się z uzbieranymi rachunkami. Jestem zwolennikiem wykonywania tej czynności z dnia na dzień, ponieważ daje to lepszy przegląd budżetu i pozwala na dobrą kontrolę wydatków. Oczywiście jeśli paragonów nie jest za dużo, spis można przeprowadzać np. raz w tygodniu, polecam jednak robić to codziennie.

 

Kategoryzacja wydatków

Polecam zrobić sobie kubek gorącej czekolady i po zakończonym dniu włączyć program do prowadzenia finansów, żeby wziąć się za zapisywanie wydatków. Dobrze jest mieć je podzielone na poszczególne kategorie. Wszystkie dostępne programy i aplikacje posiadają możliwość dowolnego konfigurowania kategorii, ale w niektórych z nich jest to opcja premium, za którą należy zapłacić, takich oczywiście nie polecam 🙂 Mój program ma wprowadzonych około dwudziestu kategorii, ale na początek wystarczy jeśli skonfigurowane będzie kilka podstawowych. Polecam prosty i sprawdzony podział:

Koszty niezbędne

  • Rachunki – należą do nich wszystkie opłaty wykonywane cyklicznie, czyli czynsz za mieszkanie, rachunek za energię i wodę, raty posiadanych kredytów. Faktura za telefon/internet/telewizję oraz wszystkie inne opłaty abonamentowe. Jeśli posiada się jakiekolwiek długi, polecam dodać podkategorię „Spłata zadłużenia” w której umieszczać się będzie każdą wpłatę na poczet wierzycieli. Dzięki niej można sobie uświadomić jak dużą w skali miesiąca stratę generują zaciągnięte pożyczki.
  • Żywność – jak łatwo zgadnąć mieszczą się tutaj wszystkie wydatki poniesione na zakup jedzenia, ale także napojów. Nie należą do nich zamówiona pizza czy też obiad lub kawa na mieście .
  • Koszty transportu – to po prostu wydatki związane z paliwem, ale także bilety miesięczne na autobus, rachunki za taksówkę, bilety na samolot, pociąg, statek lub jakikolwiek inny środek transportu.
  • Zdrowie – każda płatność za wizytę u lekarza, badania czy zakupione leki powinna być umieszczona w tej kategorii. Należą do niej również inne wydatki, które mogą być związane z naszym zdrowiem. Przykładem jest zakup wózka inwalidzkiego, kuli, czy terapeutycznego obuwia lub stabilizatora.
  • Edukacja – wydatki poniesione z tytułu edukacji własnej lub bliskich, nalężą do nich kursy, zajęcia dodatkowe oraz zakup wszystkich przedmiotów niezbędnych w szkole/uczelni.
  • Środki czystości i higieny – zakupy środków czystości niezbędnych w domu, oraz podstawowych środków higieny osobistej.
  • Odzież – zakupy ubrań i obuwia, akcesoria takie jak biżuteria czy ozdoby należą do innej kategorii wydatków.

Koszty opcjonalne

  • Jedzenie poza domem – tutaj powinny znaleźć się wszystkie płatności dotyczące stołowania się w restauracjach. To także miejsce na kawy kupione w drodze do pracy lub wspomnianą wcześniej pizzę z dostawą do domu. Wyjście na piwo z kolegami lub dyskotekę powinno należeć do innej kategorii. Jeśli nigdy nie zapisywałeś swoich wydatków, możesz być zdziwiony, gdy zobaczysz jak dużo pieniędzy ucieka z portfela na jedzenie poza domem.
  • Samochód – tutaj należy umieszczać wszystkie opłaty związane z samochodem, ale nie pieniądze wydane na paliwo. Powinny tu trafiać wydatki na ubezpieczenie, naprawy samochodu, zakupione części i akcesoria.
  • Palenie papierosów – jeśli nie jesteś palaczem, możesz pominąć tą kategorię. Natomiast osobom, które lubią puścić sobie dymka radzę umieszczać tu wszystkie wydatki związane z papierosami. Pozwoli to na uświadomienie sobie ile pieniędzy miesięcznie wydaje się na nałóg. Polecam też lekturę jednego z pierwszych wpisów na blogu, z którego można się dowiedzieć jak obniżyć koszty palenia papierosów.
  • Dom – mam tu na myśli wszystkie zakupy związane z urządzeniem domu/mieszkania, tj. meble, wyposażenie kuchni i łazienki, sprzęt RTV i AGD oraz bieżące remonty.
  • Rozrywka – w tej kategorii mieszczą się wszystkie rachunki za drobne przyjemności, np. wyjście do kina albo na piwo ze znajomymi, to także wesołe miasteczko czy bilety wstępu do różnych atrakcji.
  • Pozostałe – tutaj trafiają rachunki, których nie można jednoznacznie skategoryzować. Polecam jednak tworzyć nowe kategorie dostosowane do własnych potrzeb. Spis będzie wtedy pełniejszy i pozwoli na uzyskanie większej ilości informacji.
Zapisywanie wydatków z podziałem na kategorie

Przykładowa kategoryzacja wydatków

Kilka słów wyjaśnienia

Celowo podzieliłem listę na wydatki niezbędne i opcjonalne. Chciałem podkreślić, że część pieniędzy jest wydawana na rzeczy, które niekoniecznie są potrzebne do przeżycia. Wezmę za przykład samochód. Pozornie wydaje się, że nie można bez niego funkcjonować, ponieważ jest potrzebny do dojazdów do pracy albo podwożenia dzieci do szkoły. Prawda jest taka, że nawet gdy mamy ponad 20km do pracy, to w 90% przypadków jesteśmy w stanie dojechać tam komunikacją miejską lub autobusem. Owszem, jest to kłopotliwe i mało wygodne, jednak gdy nie ma innego wyjścia okazuje się, że da się tak dojeżdżać.

Mieszkasz i pracujesz w jednym mieście, a samochodu używasz codziennie, żeby dojechać do pracy? Matematyka pokazuje, że wydajesz na swój pojazd dużo więcej niż na paliwo. Zakładając optymistycznie, że Twoje auto pali 6l ropy, a do pracy masz 7km, to miesięcznie pokonujesz ok. 300km. Spalasz przy tym 18l ropy. Jeśli przyjmiemy jej średnią cenę na poziomie 4,2zł, na paliwo wydasz 75,60zł – i to jest już cena biletu miesięcznego w komunikacji miejskiej.

Weźmy pod uwagę pozostałe koszty, jak OC (ostatnio drogie, policzmy 1000-2000zł), koszty napraw (ok. 1000zł rocznie) i przegląd techniczny w cenie 100zł. Łącznie są to wydatki rzędu 2100-3100zł rocznie. Gdybyśmy podzielili je na dwanaście części, okazuje się, że miesięcznie wydajemy na auto o 175-260zł więcej niż myśleliśmy. Matematyki nie da się oszukać, okazuje się, że koszty dojazdu do pracy są o 250-335zł wyższe niż gdybyśmy brali pod uwagę jedynie koszt paliwa.

Zapisywanie wydatków to pełna kontrola nad budżetem

Zapisywanie wydatków daje pełną kontrolę i przejrzystość finansów. Można w każdej chwili podglądnąć historię transakcji i wiedzieć gdzie, na co i kiedy zostały wydane pieniądze. Po dłuższym okresie prowadzenia takiego spisu, da się zauważyć jaki wpływ na budżet mają własne nawyki i styl życia. Ja na przykład złapałem się na tym, że wydawałem przeszło 250zł w ciągu miesiąca na jedzenie poza domem. Jednak dzięki prowadzeniu spisu wydatków i przychodów miałem możliwość uświadomienia sobie, gdzie popełniam błędy. A skoro już dowiedziałem się gdzie, to mogłem je też naprawić. Dzisiaj moje wydatki w tej kategorii ograniczają się do minimum. Jest już połowa miesiąca, a ja nadal nie wydałem złotówki na kawę czy obiad poza domem 🙂

Wymienione wcześniej kategorie wydatków są ogólnym wzorem tego jak powinno się księgować wydawane pieniądze. Nic nie stoi na przeszkodzie do zwiększenia ilości kategorii. Kategorie powinny być spersonalizowane pod kątem użytkownika. Im większa ich różnorodność, tym bardziej szczegółowe informacje będą możliwe do uzyskania w późniejszym czasie.

Uwzględnianie zadłużeń

Prowadząc budżet domowy nie można zapomnieć o uwzględnianiu w obliczeniach swojego zadłużenia. Dlatego też, jeśli zostanie zaciągnięty kredyt, należy go w spisie dodać jako przychód, ponieważ fizycznie zwiększa się ilość posiadanych pieniędzy. Z kolei raty, które będą płacone co miesiąc, trzeba uwzględnić jako wydatek.

Zapisywanie wydatków to również zapisywanie udzielanych z własnych pieniędzy pożyczek. Jeśli dojdzie do takiej sytuacji, należy kwotę pożyczki uwzględnić jako wydatek, ponieważ zmniejsza się stan środków na koncie. Warto stworzyć do tego celu osobną kategorię, która pozwoli trzymać pieczę nad pożyczonymi pieniędzmi. Gdy te już wrócą, powinno się je potraktować z powrotem jako przychód, również w osobnej kategorii pod nazwą „zwrot pożyczonych pieniędzy”.

Zakładając, że taka pożyczka została udzielona kilka razy w miesiącu, okazuje się, że suma przychodów została sztucznie nadmuchana. W końcu fizycznie na koncie nie zostaje z tego tytułu więcej pieniędzy. Analogiczna sytuacja będzie miała miejsce w kategorii wydatków. Nie jest to nic więcej jak zwyczajne zwiększenie obrotów. Ponieważ przychód, nie oznacza to samo co dochód.

Przychód to wszystkie posiadane środki, nie odzwierciedlające rzeczywistej sytuacji finansowej. Dochód to przewaga przychodów nad kosztami stałymi, czyli to co zostaje „na czysto”. Terminów dochód i przychód nie można używać wymiennie.

Co zrobić jeżeli przy rachunku oszczędnościowo-rozliczeniowym istnieje kredyt odnawialny, z którego część środków jest wykorzystana? Jeśli oprogramowanie daje taką możliwość, powinno się ustawić saldo początkowe rachunku na rzeczywistym poziomie. Oznacza to, że w podglądzie aplikacji cały czas będzie widniała ujemna kwota. Nie można się oszukiwać, saldo wyjdzie na plus dopiero w momencie spłaty zadłużenia, jakim jest limit przy koncie.

 

Kategoryzacja przychodów

Zapisywanie wydatków bez uwzględniania przychodów nie może dać pełnego obrazu aktualnego stanu finansów. Chcąc uzyskać pełny przegląd nad przepływem pieniędzy powinno się zapisywać wszystkie przychody. Dzięki temu możliwy będzie podgląd rzeczywistego salda rachunków. Pozwoli to na bieżącą kontrolę nad wydatkami z uwzględnieniem środków pozostałych wciąż do dyspozycji.

W praktyce, przy pracy na etacie, kategoryzacja przychodów ogranicza się do jednego działu pod nazwą „wynagrodzenie”. Zalecam jednak utworzenie poniższego, bardziej dopełnionego podziału:

  • Wynagrodzenie – to po prostu wypłata, którą otrzymuje się za swoją pracę.
  • Premia – osobny dział dla gratyfikacji finansowych pozwoli sprawdzić jak dużą część przychodów stanowią premie.
  • Darowizny – kategoria odpowiednia dla osób, które nadal są wspierane finansowo przez rodziców. Może to być też miejsce dla środków otrzymanych w drodze spadku.
  • Moneyback – uczestnictwo w programach tego typu pozwala niekiedy na odzyskanie kilku złotych z zakupów.
  • Zyski kapitałowe – to po prostu odsetki skapitalizowane po zakończeniu lokaty lub zyski z funduszy inwestycyjnych czy giełdy.
  • Sprzedaż używanych rzeczy – każdemu zdarzy się sprzedać nieużywany już przedmiot. Jest to przychód, który powinno się umieścić w osobnej kategorii. Dotyczy to również sprzedaży samochodu.

Uwzględnianie oszczędności

Prowadząc zapisywanie wydatków i przychodów można wziąć pod uwagę posiadane oszczędności. Dzięki temu będzie możliwy podgląd wszystkich dostępnych środków powiększonych o kwotę lokat lub pieniędzy znajdujących się na rachunku oszczędnościowym. Każde KO, lokatę czy subkonto programu oszczędnościowego, powinno być uwzględnione w używanym programie jako osobne konto/rachunek. Zawsze miło jest popatrzeć na swoje oszczędności :), właśnie dlatego zalecałem utworzenie kategorii „zyski kapitałowe”. W niej zapisuje się wszystkie odsetki wypracowane przez pieniądze znajdujące się na lokatach lub kontach oszczędnościowych.

Kilka słów ode mnie na koniec

Mam nadzieję, że przedstawiłem wszystko na tyle jasno, że każdy będzie w stanie wdrożyć w życie zapisywanie wydatków i przychodów. Jeśli jednak nie wyjaśniłem czegoś wystarczająco, chętnie odpowiem na wszystkie pytania zarówno w komentarzach pod artykułem, jak i za pomocą formularza kontaktowego.

Zachęcam do regularnego prowadzenia swojego „dziennika pokładowego”. Dzięki niemu można się bardzo dużo dowiedzieć o swoich nawykach i przyzwyczajeniach, zarówno tych dobrych jak i złych. To z kolei pozwala na wprowadzanie pozytywnych zmian w podejściu do zarządzania pieniędzmi. Zapisywanie wydatków i przychodów to po prostu trzymanie ręki na pulsie w krwiobiegu osobistych finansów. Trzymam kciuki i życzę powodzenia 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *